Twee uitgewerkte projecten bij Europe Retail Packing, een verpakkingsbedrijf van 150+ medewerkers in het Westland. Geen marketingverhalen, gewoon wat er gebouwd is en wat het opleverde.
Aanvragen voor nieuwe stamgegevens (artikelen, klanten, leveranciers) liepen via losse mailtjes en Excel-lijstjes. Iedere accountmanager deed het op zijn eigen manier: de één zette het in een Excel, de ander stuurde het in de mail, weer een ander leverde een Word-document aan.
Het masterdata-team kreeg dezelfde informatie in tien verschillende formats binnen. Verplichte velden ontbraken, statusupdates gingen verloren in mailwisselingen, en niemand wist precies hoeveel aanvragen er nog open stonden.
Een Power App waarmee accountmanagers gestructureerd aanvragen indienen. Met ingebouwde validatie: een aanvraag kan pas worden ingediend als alle noodzakelijke velden ingevuld zijn. Geen "ik vul de rest later in" meer.
Voor het masterdata-team een centraal dashboard met live status: wat staat er open, wat is in behandeling, wat is afgerond. Inclusief notificaties wanneer een aanvraag aandacht nodig heeft.
Het masterdata-team verwerkt nu 500+ aanvragen per maand zonder achterstand. Accountmanagers krijgen sneller hun stamgegevens terug, en doordat de input gevalideerd is, hoeft er bijna nooit meer iets nagevraagd te worden. De tijd die vrijkomt, gaat naar werk dat er wel toe doet.
Inkooporders kwamen binnen in twee formaten: PDF en XLSX. De PDFs werden handmatig overgetypt in GreenCommerce, regel voor regel. Foutgevoelig, traag, en het verschilde per inkoper hoe het uiteindelijk in het systeem terechtkwam.
De XLSX-orders gingen via een standaardmodule van het ERP, maar die was te beperkt voor de complexiteit van de echte orders. Veel orders moesten alsnog handmatig worden nagelopen of aangepast.
Een automatische intake gebouwd in n8n die beide formaten herkent en verwerkt. PDFs worden uitgelezen, gegevens gecontroleerd, en direct in GreenCommerce geplaatst. Voor XLSX hetzelfde, maar met meer flexibiliteit dan de standaardmodule.
De flow heeft logica voor de bijzondere gevallen die er in de praktijk altijd zijn: ontbrekende artikelnummers, leveranciers die net iets anders heten, prijzen die afwijken. Dat wordt automatisch gemarkeerd voor controle in plaats van stilletjes verkeerd ingeboekt.
Het inkoopteam is een volledige FTE minder kwijt aan order-intake. Die capaciteit gaat nu naar leverancierscontacten, kwaliteitscontrole en optimalisatie van het inkoopproces zelf, het werk waar ze eigenlijk voor zijn aangenomen.
Vertel waar je tegenaan loopt. Dan kijken we samen wat er te winnen valt.