Twee uitgewerkte projecten bij een groot verpakkingsbedrijf van 150+ medewerkers in het Westland. Geen marketingverhalen, gewoon wat er gebouwd is en wat het oplevert.
Aanvragen voor nieuwe stamgegevens (artikelen, diensten, klanten, leveranciers) liepen via losse mailtjes en Excel-lijstjes. Iedere accountmanager deed het op zijn eigen manier: de één zette het in een Excel, de ander stuurde het in de mail, weer een ander leverde een Word-document aan.
Het masterdata-team kreeg dezelfde informatie in tien verschillende formats binnen. Verplichte velden ontbraken, statusupdates gingen verloren in mailwisselingen, en niemand wist precies hoeveel aanvragen er nog open stonden.
Een Power App waarmee accountmanagers gestructureerd aanvragen indienen. De invulvelden bevatten dropdowns die direct vanuit het systeem worden gevuld: altijd actuele waarden, altijd hetzelfde format. Met ingebouwde validatie kan een aanvraag pas worden ingediend als alle verplichte velden zijn ingevuld. Geen "ik vul de rest later in" meer.
Voor het masterdata-team een centraal dashboard met live status: wat staat er open, wat is in behandeling, wat is afgerond. Via Power Automate zijn hier 8 automatiseringsflows omheen gebouwd: bij elke nieuwe aanvraag krijgt de aanvrager direct een mail met de toegewezen code, en als een aanvraag te lang openstaat krijgt het masterdata-team automatisch een herinnering.
Het masterdata-team verwerkt nu 500+ aanvragen per maand zonder achterstand. Accountmanagers krijgen sneller hun stamgegevens terug, en doordat de input gevalideerd is, hoeft er bijna nooit meer iets nagevraagd te worden. De tijd die vrijkomt, gaat naar werk dat er wel toe doet.
Orders kwamen binnen in twee formaten: PDF en XLSX. De PDFs werden handmatig overgetypt in GreenCommerce (het ERP-systeem), regel voor regel. Foutgevoelig, traag, en het verschilde per accountmanager hoe het uiteindelijk in het systeem terechtkwam.
XLSX-orders konden worden geïmporteerd, maar dat vereiste altijd een handmatige stap: het bestand zelf uploaden, en bij elke kleine wijziging of nieuw bestandsformaat opnieuw inrichten. Bovendien was de importfunctionaliteit beperkt: niet alle veldwaarden kwamen er altijd goed uit, waardoor er toch nog handmatig in het systeem moest worden bijgewerkt.
Een automatische intake gebouwd in n8n. Orders die binnenkomen via de mail worden direct opgepakt. PDFs en XLSX worden uitgelezen, gegevens gecontroleerd, en automatisch in GreenCommerce geboekt.
Rondom de flows zijn beheerpagina's gebouwd: een overzicht van alle verwerkte orders met hun status, een overzicht van alle actieve mappings, en de mogelijkheid om die te beheren. Zo heeft het team altijd inzicht in wat er loopt en wat er fout gaat.
Wat vroeger uren handmatig invoerwerk per dag was, wordt nu automatisch afgehandeld. Het accountmanagersteam verwerkt hetzelfde volume zonder dat iemand een PDF of Excel hoeft te openen. De vrijgekomen tijd gaat naar klantcontact en inkoopoptimalisatie.
Vertel waar je tegenaan loopt. Dan kijken we samen wat er te winnen valt.